NS

"mSafe is voor de NS onmisbaar"
Motiv (het bedrijf wat mSafe jaren geleden heeft gecreëerd) werkt al jaren samen met de Nederlandse Spoorwegen. Zo maakte zij ook kennis met mSafe, waardoor de medewerkers van de Nederlandse Spoorwegen veilig en gemakkelijk bestanden versturen via mSafe.

Over de Nederlandse Spoorwegen

De Nederlandse Spoorwegen (NS) behoeven weinig introductie. Als doel stelt de organisatie zichzelf: het mogelijk maken voor mensen om snel, veilig, makkelijk en op elk moment te kunnen reizen. De gedachten gaan dan al snel naar de NS-dienstverlening op het vlak van treinverkeer, maar de NS ziet zichzelf als een ‘brede dienstverlener’.
De organisatie is actief in het reizigersvervoer, maar ook in stations ontwikkeling en -exploitatie. Als de reiziger maar geholpen is: “Onze reizigers staan in al onze activiteiten op 1, 2 en 3.” Met deze activiteiten behalen ze een jaarlijkse omzet van € 6,7 miljard (cijfers uit Jaarverslag 2019).

Meer dan 39.000 NS-medewerkers houden de organisatie op dagelijkse basis draaiende. Deze medewerkers zijn verdeeld over een aantal groepen binnen de NS Groep NV: NS Operatie, Commercie & Ontwikkeling, NS Stations, Abellio UK, Abellio Duitsland en stafdiensten als HR, Finance en IT.

De samenwerking tussen de NS en mSafe gaat al jaren terug. In 2014 heeft Motiv – samen met KPN en Conclusion – een grote aanbesteding gewonnen, waarbij werd bepaald dat deze drie partijen gezamenlijk IT-diensten zouden leveren aan de NS voor zeker vijf jaar. Motiv heeft de dienstverlening zelfs geconcentreerd in een dedicated Klantenteam. In deze case wordt specifiek beschreven hoe de NS werkt met mSafe en hoe mSafe er voor zorgt dat de medewerkers van de NS veilig hun bestanden kunnen delen.

Waar gebruikt de NS mSafe voor?

Er zijn tal verschillende soorten gevoelige informatie die de NS moet delen met derden. Het gaat hier bijvoorbeeld om financiële gegevens, camera beelden of andere persoonsgegevens.
Zo moeten camerabeelden van een aanrijding met een persoon of voertuig gedeeld worden met de Nationale Politie. Ook camerabeelden van criminaliteit of geweld vanuit de treinen of stations en perrons moet worden gedeeld met de Nationale Politie. Zij moeten Het gaat dan om uiterst gevoelige informatie die niet bij de verkeerde persoon terecht mag komen.

Doordat mSafe gebruik maakt van Twee Factor Authenticatie (2FA) bij inloggen weet je zeker dat alleen de juiste persoon bij de gedeelde informatie kan komen. Bestanden worden tijdelijk opgeslagen bij mSafe en automatisch weer verwijderd, daarnaast worden de bestanden ook nog versleuteld opgeslagen, zodat echt alleen de personen waarmee de bestanden gedeeld zijn, bij de bestanden kunnen.
Zoals al eerder aangegeven zijn er binnen de NS een aantal groepen; NS Operatie, Commercie & Ontwikkeling, NS Stations, Abellio UK, Abellio Duitsland en stafdiensten als HR, Finance en IT. Niet al deze groepen maken gebruik van hetzelfde netwerk, waardoor mSafe ook wordt ingezet om onderling bestanden veilig uit te wisselen.
De NS heeft ervoor gekozen om mSafe te koppelen aan het NS Active Directory, hierdoor kan iedere medewerker van de NS gemakkelijk inloggen in mSafe en direct bestanden delen. Dit maakt de drempel voor de NS medewerkers om veilig bestanden te delen zo laag mogelijk. Bestanden delen moet naast veilig ook vooral gemakkelijk zijn.
Daarnaast heeft de NS ervoor gekozen om de eigen huisstijl door te voeren in mSafe, zodat het voor derden direct duidelijk is dat er bestanden gedeeld worden met- of door de NS.

Sinds 2019 is het mogelijk om in mSafe rechtsgeldig, digitaal documenten te ondertekenen. De NS maakt sinds 2020 gebruik van deze optie binnen mSafe. Zo kunnen zij gemakkelijk, veilig en snel digitaal documenten ondertekenen en deze direct veilig kunnen delen.

Waarom mSafe?

De kiest voor mSafe omdat dit voor de NS alle vakjes afvinkt. mSafe is veilig, de data staat in Nederland en het is enorm makkelijk te gebruiken. Zo is de drempel voor het veilig delen van bestanden zo laag mogelijk.